Návrat do kanceláří se tři roky po pandemii stále potýká s nezájmem zaměstnanců. Data společnosti Colliers, získaná ve spolupráci s analytickou platformou Basking.io, ukazují, že průměrná obsazenost kanceláří zůstává ve většině regionů světa pod 60 procenty, a to i ve špičce. Organizace proto hledají nové cesty, jak zaměstnance přilákat a motivovat k práci z firemních prostor.
Analýza dat Basking.io za rok 2024 odhaluje paradoxní situaci. Zatímco společnosti do kancelářských prostor investují značné prostředky, jejich využití zůstává nízké. Více než 83 procent času se kanceláře nacházejí v tichém či „mrtvém“ stavu, s obsazeností pod 25 procent. Pouze 16 procent času dosahují kanceláře optimální úrovně obsazenosti mezi 50 a 80 procenty.
„Cílem firem by měla být obsazenost mezi 50 a 80 procenty, právě ta činí z kanceláře živý pracovní prostor, který nabízí ideální podmínky pro spontánní spolupráci a přirozené interakce mezi jednotlivci. Prázdná kancelář nefunguje jako katalyzátor inovací a spolupráce, ani nepodporuje vzájemnou komunikaci,“ říká Jana Vlková, ředitelka oddělení Workplace Advisory a Office Agency ve společnosti Colliers, a dodává, že obsazenost nad 80 procent zase pro mnoho lidí představuje příliš rušné místo, kde se nedokáží soustředit.
Tradiční postoj ke kancelářím se zaměřuje na poskytnutí dostatečného počtu pracovních míst pro nejrušnější hodiny. Tento přístup však často vede v jiných časech k dlouhým obdobím ticha a prázdných prostor. Data naznačují, že ideálním řešením je garance pracovního místa jen pro 7 zaměstnanců z 10. Podíl tichých dnů pak klesá z 83 % na 38 %, zatímco počet živých dnů roste z 16 % na 56 %. Výsledkem je tedy 2,5krát více vitality v kanceláři.
Klíčové faktory úspěšného návratu
Mnoho organizací se pokouší nalákat zaměstnance k návratu do firemních kanceláří pomocí bezplatného stravování, společenských akcí a dalších pobídek. Výzkumy ovšem ukazují, že tyto strategie mají z dlouhodobého hlediska na docházku jen malý nebo dokonce vůbec žádný vliv. Zaměstnance nepřiláká ani akustický komfort nebo moderní zařízení a samotná přítomnost vedení je nedostatečná, pokud není doprovázena jasnými očekáváními.
Výzkum společnosti Colliers identifikoval hlavní faktory s prokazatelným vlivem na zvýšení docházky do kanceláří:
• Garantované pracovní místo – Nejsilnějším motivátorem je jistota dostupného pracovního místa. Zaměstnanci, kteří mají garantované místo v kanceláři, navštěvují pracoviště o 0,5 až 1,3 dne týdně více. Nemusí se přitom jednat o osobní stůl. Klíčové je vědomí, že při příchodu do kanceláře bude mít člověk k dispozici vhodné pracoviště.
• Pravidelný rozvrh – Zaměstnanci s pevně stanoveným rozvrhem návštěv kanceláře tráví v práci průměrně o 0,7 až 1,1 dne týdně více než ti bez pevného harmonogramu. Začlenění návštěv kanceláře do týdenní rutiny pomáhá stabilizovat denní logistiku a posiluje návyky spojené s pravidelnou docházkou.
• Očekávání nadřízeného – Pracovníci, u nichž přímý nadřízený očekává jejich přítomnost v kanceláři, tam tráví dodatečných 0,3 až 0,9 dne týdně. Zajímavé však je, že tento efekt nefunguje univerzálně. Očekávání nadřízeného má malý vliv na docházku zaměstnanců starších 40 let a na ty v manažerských pozicích.
• Přítomnost kolegů – Sociální vazby docházku ovlivňují zásadním způsobem. Zaměstnanci do kanceláří častěji přicházejí, když vědí, že tam budou jejich kolegové. Nárůst je až o 0,6 dne týdně s tím, že tento efekt posilují týmové pracovní dny.
• Správný prostor pro správný úkol – Zaměstnanci chtějí účelně navržené prostředí, které podporuje nejen spolupráci, ale také prostory pro soukromí, klid a soustředění. Kanceláře s takovými prostory mají vyšší návštěvnost až o 0,6 dne v týdnu.
Jak by měly organizace postupovat
„Klíčem odstranění bariér při návratu do kanceláří je najít rovnováhu mezi flexibilitou a řádem. Namísto rigidních nařízení je lepší stanovit jasná očekávání ohledně dnů strávených v kanceláři a zavést strukturovanou rutinu, kde zaměstnanci vědí, kdy se jejich přítomnost očekává. Důležité je také podpořit spolupráci zavedením týmových kancelářských rozvrhů, protože pracovníci jsou nejvíce angažovaní, když jsou s nimi i jejich kolegové,“ říká Jana Vlková.
Kancelář by měla být vnímána jako cíl, nikoliv jako povinnost. Zaměstnanci musí cítit, že kancelář vnáší do jejich pracovního dne přidanou hodnotu. Atraktivnější a produktivnější místo vytvoří investice do dynamických prostor zaměřených na konkrétní účely současně s garantovaným místem k sezení.
Velkou překážkou návratu do kanceláře pak dle Jany Vlkové zůstává dojíždění. Řešení je ovšem jednoduché, a to v podobě snadno dostupných prostor s centrálním umístěním v kombinaci s dotovanou dopravou, parkováním nebo flexibilní pracovní dobou. Svůj přístup k návratu do kanceláří pak musí změnit i management a aktivně komunikovat výhody práce v kanceláři namísto vynucování povinné docházky.
