Ředitelé a „ajťáci“ mluví jinými jazyky. Co se s tím dá dělat?

Firmy často zbytečně utrácejí peníze za IT řešení či komponenty, které neodpovídají jejich skutečným potřebám. Dílem za to může neznalost jejich šéfů, dílem jejich nedůvěra k tomu, co jim říkají jejich specialisté na IT a dílem za to může neschopnost těchto specialistů mluvit srozumitelně s laiky. Takto „postižené“ firmy tahle komunikační bariéra stojí něžně desetitisíce korun ročně. Jak v tom může pomoci oddělení HR?

„Když děláme u klienta vstupní analýzu, dozvídáme se také mimoděk, jak fungují vztahy s vedením firmy. Nepochopení, nebo neochota pochopit alespoň základy problematiky IT je společná valné většině šéfů. Jenže běžný ajťák vysvětlí, kolik bude daná věc stát, ale už hůř vysvětluje, co to firmě konkrétně přinese, případně ušetří. Je to stejné, jako kdyby jeden mluvil anglicky a druhý česky,“ popisoval mi nedávno své zkušenosti Lukáš Vejman, šéf firmy MyCom, jež poskytuje cloudové služby.

Ale proč si ajťáci a ředitelé nerozumí? Vždyť to vede k tomu, že se odkládá řešení začínajících problémů, což je v důsledku prodražuje. Firemní IT se přitom nadále potýká s výpadky systémů, nedostatečným výkonem, nebo slabým zabezpečením.

Nemáte překladatele do lidštiny?

Zřejmě by to chtělo nějakého překladatele. Jenže situace šéfů menších firem je v tomhle těžší o to, že si toho překladatele z „ajťáčtiny“ do lidštiny, kterého ve velkých společnostech dělá manažer IT oddělení, nemohou dovolit mít. Jenže tím současně vzniká prostor zbytečné náklady navíc okolo počítačů, jež vzniknou právě ze vzájemného nepochopení.

Vejman tak například zažil situaci, kdy správce sítě v malé firmě chtěl od majitele 14 tisíc na harddisk do serveru, který by firmě zajistil rozšíření kapacity k zálohování a zabezpečil tak firemní data. Jenže to nedokázal šéfovi vysvětlit. O několik týdnů později se však majitel firmy vrátil z pobytu na horách s tím, že přejdou na skvělé řešení od mobilního operátora, za které bude platit 35 tisíc měsíčně. A také smlouvu obratem podepsal, aniž by se o prospěšnosti takového řešení s kýmkoli poradil. Výsledkem je, že firmě stále chybí harddisk za 14 tisíc, který je potřeba k rozšíření prostoru na zálohování, ale současně se platí 35 tisíc každý měsíc za něco, co vlastně umožňuje to samé, co firma už používala, jen za to nemusela měsíčně nic platit. Ale majitel už stále potřebných 14 tisíc na harddisk tím spíš odmítá dát, protože firma má přece tu skvělé nové řešení… A takových případů jsou v českých firmách spíš tisíce, než stovky. Společné mají to, že šéfové a ajťáci mluví jinými jazyky a firmám to zbytečně zatěžuje cash-flow.

Jak to vyřešit externě?

Prvním a rozšířeným řešením je outsourcing IT. Výhodné je na něm mimo jiné i to, že od najaté firmy získá právě i potřebného překladatele z ajťáckého jazyka do češtiny. Navíc mu tím odpadne i problém se sháněním vhodné zaměstnance, protože lidí pro IT je zoufalý nedostatek. „V sektoru IT chybí desetitisíce lidí, kteří prostě v Česku nejsou. Firmy si je proto vzájemně přeplácejí a o ty co mají, se všemožně starají,“ připomíná v té souvislosti Jitka Součková z personální agentury Grafton.

V případě, že tohle řešení nepovažuje šéf firmy za vyhovující, může si zadat audit firemního vybavení. Jeho výchozí podmínkou však musí být, že auditující firma v žádném případě nedostane zakázku, jež na základě jejího posudku vznikne. Ideální pak ještě je takový audit nechat každý rok revidovat. Což se ovšem zase může nepoučeným šéfům připadat jako vyhozené peníze.

Považovat takový audit za vyhozené peníze je stejné, jako považovat za vyhozené peníze každoroční prohlídku auta v servisu. U auta přitom nikdo nepochybuje o tom, že je to správné vydání. Nejde přitom navíc o nějaké dramatické vydání. Naopak, mělo by být ve finančních silách prakticky každé firmy. „Náklady na audit se pohybují zhruba v rozmezí jednoho až dvou tisíc za jeden počítač, náklady navazujících ročních reauditů pak přibližně od 500 do tisíce korun za počítač,“ uklidňuje zájemce Lukáš Vejman.

Oba přístupy přitom vedení firmy umožňují naplánovat si investice do IT, což je vždycky lepší, než nakupovat ve chvíli, kdy něco přestane fungovat. Což je přesně to, co se stává ve firmách, kde si IT a vedení nerozumí. Outsourcing a především audit mají i další přínos.  Zavádí totiž do firemního IT pořádek a potřebnou dokumentaci, což obvykle v malých i středních firmách chybí.

Jak to vyřešit interně?

Nejlogičtějším, ale zároveň nejpracnějším řešením, které je ovšem také nejtrvalejším, je vzájemná důvěra na lince IT – šéf. Pokud si obě strany chtějí důvěřovat, musejí slevit ze svých pozic. Šéf musí překonat to, že je mu IT „španělskou vesnicí“ a IT musí překonat to, že „šéf o tom stejně nic neví“. A obě strany spolu musí chtít mluvit tak, aby si vzájemně rozuměly.

Šéf se nesmí bát o svou prestiž, když se bude laicky ptát a IT mu musí co nejlaičtěji odpovídat. Když se obě strany zároveň shodnou na tom, že jim jde o co nejlepší výsledek pro firmu, můžou začít potřebnou důvěru budovat.

Pomoci jim v tom může osvíceně působící člověk, který má na starosti HR. Protože vztahy na pracovišti jsou také jeho práce. Může, zejména na počátku, přispět tím, že vůbec komunikační problém identifikuje a následně se nabídne jako jakýsi mediátor.

Ušetřené peníze se pak dají použít třeba na bonusy či jiné benefity, na které se firmě zatím nedostávalo prostředků.