Pouze třetina evropských společností se připravuje na aktivnější využití digitálních technologií, kde klíčovou roli hrají chytré multifunkční tiskárny. Koncept BYOD a vzrůstající využívání mobilních zařízení přitom vyžadují změnu strategie nakládání s dokumenty.
Vzrůstající mobilita a koncept BYOD
V roce 2013 studie IDC zjistila, že třetina evropských společností umožňovala svým zaměstnancům používat jejich vlastní chytré telefony, notebooky a tablety. V roce 2018 bude podle analytiků IDC v Evropě až 75 % pracovních sil využívat mobilní technologie, které budou vyžadovat možnost rychlého a bezpečného přístupu a zpracování informací, aby mohly udržet a dále zvyšovat svou produktivitu. V rámci toho musí chytré multifunkční tiskárny poskytovat možnost digitalizace dokumentů a zároveň chránit citlivá firemní data tím, že umožní bezpečný tisk z mobilních zařízení, jako jsou tablety a chytré telefony.
Přitom musí mít organizace kontrolu nad tím, jak lidé pracují ze svých vlastních i služebních mobilních zařízení. Musí chránit duševní vlastnictví společnosti a zároveň umožňovat zaměstnancům přístup, aby mohli zachovávat efektivní pracovní postupy prostřednictvím mobilních tiskových aplikací a bezpečného přístupu k datům.
Chytré multifunkční tiskárny se mění v nástroj digitální transformace. Mohou podpořit růst tím, že poskytují nákladově a časově úsporná řešení pracovních postupů a zároveň umožňují mobilitu.
Zvyšuje se význam digitalizace dokumentů
V současnosti využívá většina společností při svém každodenním fungování i nadále kombinaci papírových a digitálních dokumentů. Třetina podniků se ale v budoucnosti chystá na aktivnější využití digitálních technologií.
Firmy chtějí digitalizovat dokumenty a omezit jejich fyzické skladování v nákladných kancelářských prostorech či mimo pracoviště. V tomto ohledu je jednou z klíčových výhod automatizace firemních procesů schopnost archivovat dokumenty na jednom místě. Pokud mají uživatelé přístup ke skenerům (součást chytrých multifunkčních tiskáren), mohou digitalizovat informace tak, aby v nich bylo možno vyhledávat a skenovat přímo do určeného umístění, čímž eliminují tzv. papírovou stopu a začnou postupně vytvářet digitální stopu.
Podle společnosti IDC mezi klíčové prvky, které chytré multifunkční tiskárny mohou poskytnout firmám s potřebou digitalizace dokumentů, patří schopnost skenovat přímo do e-mailu či do konkrétní složky, která se může nacházet na síti nebo v cloudu, a tam dokumenty dále využívat či archivovat. To splňuje potřeby 66 % evropských společností, které říkají, že jednou z klíčových výhod automatizace firemních procesů je archivace dokumentů na jednom místě.
Nejrůznější formáty dokumentů lze také skenovat do výstupních souborů standardu PDF nebo PDF/A, přičemž standard PDF/A splňuje požadavky pro dlouhodobou digitální archivaci.
Zpráva IDC také uvádí, že v současnosti procesy související s dokumenty každoročně přispívají k významné ztrátě produktivity zaměstnanců. Chytré multifunkční tiskárny mají jako „přizpůsobitelné nástroje transformace“ významné výhody při pracovních postupech, automatizují mnoho časově náročných úloh a umožňují firmám soustředit se na činnosti, které podporují růst.
„Chytré multifunkční tiskárny urazily za velmi krátkou dobu dlouhou cestu. Jedná se o přímou reakci na tržní poptávku po digitalizaci a plynulém zpracování dokumentů, která ukazuje budoucnost kanceláří s menším množstvím archivů a s rozsáhlejší digitalizací dokumentů,“ říká Terry Kawashima, ředitel Oki Europe, a pokračuje: „Přístup BYOD se změnil z trendu na podnikovou realitu. Chytré multifunkční tiskárny přispívají k racionalizaci a zjednodušení distribuce a správy dokumentů i k podpoře mobility pracovní síly.“
Portfolio chytrých multifunkčních tiskáren OKI obsahuje řadu výkonných, chytrých zařízení, která podnikům zajišťují volnost a flexibilitu při tisku přímo z chytrých telefonů, tabletů a jiných zařízení. Zařízení OKI kombinují sofistikovaný software s pokročilými technologiemi. Tyto vestavěné nástroje poskytují řadu funkcí potřebných ke zlepšení způsobu, kterým se zpracovávají a spravují dokumenty v organizaci, spolu s podporou stále rostoucích požadavků na digitalizaci dokumentů šetřící prostor a čas.
