S většími či menšími přestávkami pracují zaměstnanci z kancelářských oborů již téměř 10 měsíců z domova. S vyhlídkou na zlepšení pandemické situace firmy i jejich pracovníci zvažují, zda se vrátí ke starému normálu. Z průzkumu asociace ABSL, která sdružuje poskytovatele zákaznických, podnikových a IT služeb, ovšem vyplynulo, že i do budoucna chtějí více než půl pracovní doby z domu pracovat 4 z 5 zaměstnanců, což je o 64 procentních bodů více než před vypuknutím pandemie. Průzkum firmy Colliers pak uvádí, že 3 a více pracovních dnů chtějí home office využívat zejména ti pracovníci, jejichž firemní kanceláře jsou ve formě open space. Firmy proto zvažují nové uspořádání kanceláří.

O zmenšení firemních kanceláří z důvodu vyššího zájmu o využívání home office nyní uvažuje třetina firem z oboru zákaznických, podnikových a IT služeb. Polovina pak plánuje zvýšení počtu sdílených pracovních míst a 4 % pracují na rozšíření lokalit svých kanceláří, aby si zaměstnanci mohli vybrat, z které části města chtějí pracovat. „Z průzkumu vyplynul jednoznačný trend, a sice že flexibilita a hybridní model práce již zůstane nedílnou součástí pracovního prostředí. Kombinace práce z domova, z firemní kanceláře či z jiného alternativního místa, například co-workingového prostoru pak změní podobu a funkci samotných kanceláří. Jednou ze změn, viditelných již dnes, je nárůst počtu sdílených pracovních míst. V době předcovidové byly určeny pro 19 % zaměstnanců kanceláří, v době pocovidové to bude 45 %,“ říká Jonathan Appleton, ředitel asociace ABSL.

Dle Jany Vlkové, ředitelky Workplace Advisory v Colliers International, mají firmy zaměstnávající velké množství tzv. bílých límečků, tj. administrativních profesí, na výběr hned několik alternativ, jak své kanceláře nově uspořádat, aby svým lidem umožnily co největší flexibilitu a zároveň podporovaly a rozvíjely firemní kulturu. Jednou z možností je model Hub & Spoke, v rámci nějž firma zmenší velikost hlavní kanceláře a doplní ji menšími prostory v různých lokalitách stejného města nebo i v rámci regionů. Kanceláře v několika lokalitách provozuje mnoho velkých firem už dnes, doposud však jednotlivé prostory nebyly používány v modelu Hub & Spoke, ale byly určeny pouze pro jedno konkrétní oddělení, nikoliv pro všechny zaměstnance firmy. „Právě pro tyto společnosti se model Hub & Spoke nabízí jako vhodný a realizovatelný v poměrně krátkém čase. Regionální kanceláře stačí přebudovat na jakési interní co-workingy, kde může pracovat kterýkoli zaměstnanec dané firmy,“ říká Jana Vlková. Další vhodnou alternativou je podle ní Flex & Core model, který kombinuje hlavní kancelář firmy nabízející velice kvalitní designové a technologicky vybavené sdílené interní pracovní prostředí s členstvím v jednom nebo více co-workingových center. Tento model je vhodný zejména pro firmy, kterým se dynamicky mění počet zaměstnanců a spolu s tím i potřebná kapacita kanceláří.

Nový model pracovního prostředí dnes řeší například i společnost Siemens Business Services, která sídlí v pražských Stodůlkách a funguje jako globální centrum podnikových služeb pro firmu Siemens. „Pandemie zbořila veškeré bariéry, které často vznikají mezi zaměstnavatelem a zaměstnanci v otázce flexibilního pracovního prostředí, a ukázala, že je možné zavést mnohem flexibilnější uspořádání, než bylo dosud zvykem,“ říká Adam Kiwalski, ředitel Siemens Business Services, a dodává: „Rostoucí požadavky na flexibilitu nemůžeme přehlížet, zároveň ale potřebujeme zajistit kontakt našich lidí s firemní identitou a kulturou a podpořit jejich angažovanost a další aspekty, které budují vztah mezi firmou a zaměstnanci. Pevně věřím, že kanceláře jako takové zůstanou hlavní součástí našeho firemního života, ovšem s nově definovaným účelem. Namísto open spacu a pracovních míst dedikovaných konkrétním zaměstnancům vzniknou flexibilní zóny umožňující efektivní fungování jak jednotlivcům, tak týmům v závislosti na jejich aktuálních potřebách. Tato změna by mohla přinést i rozšíření pronajatých prostor, například v rámci několika co-workingových lokalit napříč samotným městem, ale i regiony, což by umožnilo našim lidem ideálně a flexibilně vyvážit pracovní život mezi firemním a domácím či jiným prostředím.“