Facebook Twitter Instagram
    HRmag
    • Trh práce
    • Legislativa
    • Pracovní prostředí
    • Recruitment
    • Rozvoj
    • Procesy
    • Insider
    • Personálie
    • Vzdělávání
    • Redakce
    Facebook Twitter Instagram
    HRmag
    Home»HR»DMS aneb velký pomocník pro každého personalistu!
    HR

    DMS aneb velký pomocník pro každého personalistu!

    hrmag.czBy hrmag.cz11. 9. 2018Updated:11. 9. 20181 komentář5 Mins Read
    Facebook Twitter Pinterest LinkedIn Tumblr Email
    Share
    Facebook Twitter LinkedIn Pinterest Email

    Personalistika – či v širším pojetí řízení lidských zdrojů – se týká každé organizace. A stejně jako v dalších oblastech i zde je nezbytné pracovat s širokou škálou různorodých dokumentů. Od smluv přes interní směrnice až po školící materiály. Nároky na tyto dokumenty a jejich správu se v návaznosti na mnoho okolností, jako je typ organizace nebo předmět podnikání, sice liší, nicméně podstata zůstává pořád stejná: bez dokumentů to nejde.

    Naštěstí v dnešní době se již nemusíme spoléhat na čistě tradiční papírovou formu, k dispozici jsou tzv. DMS systémy (Document Management System, systémy pro správu elektronických dokumentů). DMS poskytuje nejen nástroje pro vývoj personální dokumentace a udržení kontroly nad ní, ale zajišťuje také automatizovaný řízený oběh dokumentů, a to napříč opravdu celou organizací. Především jde o možnost automatického vynucení definovaných postupů a pravidel. Jinými slovy, s dokumenty nelze pracovat zcela libovolně, ale tak, jak se v rámci konkrétního dokumentového procesu předpokládá.

    Systém DMS může být komerčním uzavřeným produktem nebo řešením využívajícím open source technologie – jako je například DMS eDoCat, který česká společnost Onlio postavila na komunitní verzi platformy Alfresco. Právě to přináší zásadní výhodu v koncové ceně pro zákazníka. Podobně mohou organizace v rámci práce s lidskými zdroji využívat i další systémy, jako je například e-learning. Moderní DMS pochopitelně umí spolupracovat i s těmito dalšími prvky informační architektury.

     

    Speciální rozšíření přímo pro personalistiku

    Hlavní přidanou hodnotou DMS v personálním oddělení je znatelně jednodušší kontrola nad veškerými personálními dokumenty společnosti a také nižší výskyt chyb pramenící z „prošvihnutých“ termínů.

    DMS eDoCat má pro personální agendu speciální modul Personální spis, který pokrývá hned tří důležité oblasti personalistiky. V první řadě jde o podporu práce s digitalizovanou podobou již existujících dokumentů a udržování všech personálních dokumentů zaměstnance v jednom elektronickém šanonu. Podstatou spisu je to, že dokumenty existují jen v jediném exempláři, jsou dostupné všem oprávněným uživatelům z jednoho místa a o jejich dostupnosti rozhoduje role přistupujícího uživatele. Každému zaměstnanci je přiřazen unikátní identifikátor (e-mail, osobní číslo apod.), díky kterému lze do spisu vkládat nové dokumenty a s pomocí kterého lze do spisu zaměstnance také nahlédnout.  Bude záležet na vaší uživatelské roli, ale ve spisu můžete na jednom místě najít všechny dokumenty – od mzdového výměru přes náplň práce až třeba po absolvovaná školení, získané certifikace či žádosti o slevu na dani za vyživované dítě. Dle konkrétních oprávnění nechybí ani možnost úprav a v potřebném rozsahu lze obdobně vybrané dokumenty zpřístupnit i samotnému zaměstnanci či dalším pracovníkům, kteří tak nemusí s každou drobností chodit na personální oddělení. Nalezení relevantního dokumentu v platné verzi je potom dílem okamžiku.

    Pro ty, kteří nemají specializovaný personální informační systém, může být další užitečnou funkcionalitou práce se vzory dokumentů. Tato funkce podstatně zjednodušuje generování nových dokumentů k podpisu např. při nástupu nového zaměstnance, popř. v situaci, kdy se mění některý z parametrů pracovního poměru a o této změně vzniká např. dodatek pracovní smlouvy. V takové situaci stačí zvolit z číselníku zaměstnanců správné jméno, do odpovídajícího formuláře uvést požadovanou změnu a eDoCat vygeneruje dokument z platné verze vzoru a rovnou ho založí do personálního spisu vybraného zaměstnance. Nespornou výhodou DMS pro personalistu i zaměstnance je také to, že se vždy pracuje s aktuálně platnými dokumenty.

    Poslední – ale neméně důležitou – součástí modulu Personální spis je automatické hlídání termínů. Ať již jde o periodická povinná školení, platnost certifikátů nutných k vykonání určité profese (elektrikář, svářeč …) nebo třeba o platnost pracovních smluv na dobu určitou. Vše se přitom děje zcela automaticky s možností různých typů upozornění. DMS eDoCat se navíc může pochlubit podporou strojového vytěžování dat ze všech strukturovaných a polostrukturovaných dokumentů a umožňuje tedy provádět i komplikovanější ověřování.

     

    Maximální kontrola i ochrana osobních údajů

    Výhodou využití DMS systémů je také podrobné protokolování veškerých změn včetně ukládání informací, které umožňují jednoznačně identifikovat autora i čas úpravy. V případě potřeby tak lze kdykoli prokázat nakládání se záznamem konkrétního zaměstnance. Spolu s řízením přístupu a pokročilými mechanismy archivace jde o důležitou funkcionalitu pro naplňování legislativních a certifikačních požadavků včetně obecného nařízení Evropské unie o ochraně osobních údajů GDPR nebo ISO 9001.

    Charakteristické pro nejlepší DMS systémy je úzká vazba zpracování dokumentů na organizační strukturu organizace. Z pohledu personalistiky jde mj. o řízení přístupů k jednotlivým dokumentům jako celku i ke konkrétním informacím v dokumentech obsažené: personalista vidí jen ty údaje, které jsou pro něj – podle jeho role a zařazení do struktury – dostupné. DMS systémy si poradí i se zařazením pracovníků do více různých rolí.

     

    Jednoduše i z domova

    Systémy jako eDoCat plně podporují moderní způsoby práce včetně vzdálených a mobilních. Uživatelé tak mohou těžit z výhod digitálního věku včetně rychlého přístupu k požadovanému dokumentu, kdykoli a odkudkoli. V kanceláři, z domova, v terénu, na služební cestě. Tyto výhody se samozřejmě netýkají jen personální agendy – výsledkem je celkově vyšší efektivita jednotlivých týmů i celé organizace.

    Výše uvedené příklady jsou vodítkem i pro vedoucí pracovníky, kteří nejsou zodpovědní za oblast personalistiky. Díky vysoké přizpůsobivosti lze moderní DMS systémy upravit dle konkrétních představ a využít je pro práci s dokumenty na všech úrovních řízení. Ostatně s ohledem na pokračující digitalizaci všech agend lze předpokládat, že bez IT se v brzké budoucnosti neobejde při zpracování dokumentů žádná organizace. Oblast personalistiky patří mezi ty, kde jsou přínosy DMS systému viditelné na první pohled a prakticky ihned po jeho nasazení do ostrého provozu.

     

    DMS eDoCat je k dispozici jak v tradiční on-premise podobě, kdy jej organizace provozuje na své infrastruktuře a má vše pod plnou kontrolou, tak i v režimu software jako služba (SaaS) umožňujícím efektivní rozložení nákladů a přenesení starostí s provozem na tým špičkových profesionálů.

     

    eDoCat pro personalisty v kostce

    • Efektivní a rychlejší práce s dokumenty – odpadá nutnost využívání tradiční papírové formy
    • Zjednodušení přístupu k personálním datům
    • Automatické hlídání termínů
    • Jistota, že vždy jsou využívány aktuální verze dokumentů a šablon
    • Centrální řízení přístupu
    • Pokročilá ochrana osobních údajů
    • Podrobné protokolování změn
    • Celkové zlepšení kontroly nad personální dokumentací

     

    Autor: Pavel Nykl, obchodní ředitel společnosti Onlio

    Share this:

    • Click to share on Twitter (Opens in new window)
    • Click to share on Facebook (Opens in new window)

    Related

    Share. Facebook Twitter Pinterest LinkedIn Tumblr Email
    hrmag.cz

    Related Posts

    Firmy v železničním průmyslu nabízejí stovky pracovních míst pro letošní absolventy technicky zaměřených středních škol

    23. 5. 2025

    Benefity napříč generacemi: mladí chtějí služební auto, starší sázejí na vzdělávání

    25. 3. 2025

    Zaměstnání vnímáme jako povinnost, ale i příležitost k rozvoji

    21. 3. 2025

    1 komentář

    1. Petra on 21. 11. 2019 13:47

      Dobrý den, ráda bych poptala software DMS pro potřeby naší společnosti. Můžete mi prosím poslat cenovou kalkulaci? (již jsem poptala i emailem).
      Děkuji.

      S úctou.
      Petra Sokolovská

      Reply

    Leave A Reply Cancel Reply

    HRmag.cz
    HRmag.cz se věnuje novinkám a trendům z oblasti lidských zdrojů, HR, personalistiky, CSR, outsourcingu, firemních procesů, podnikových služeb a souvisejících témat.
    Odebírejte novinky z oboru HR e-mailem

    RSS Píšeme na PodnikoveSluzby.cz
    • Cato Networks ztrojnásobí kapacitu svého pražského výzkumného a vývojového centra a podpoří globální inovace
    • Katarína Brydone jmenována ředitelkou Colliers v České republice
    • Podíl renegociací na kancelářském trhu roste, prodlužuje se i smluvní období
    • Mimopražské kanceláře: Mírný růst a atraktivní dostupnost
    • Huawei aktivně podporuje Chartu proti domácímu násilí
    • Třetina zaměstnanců není v práci spokojená
    • Tři čtvrtiny žen vnímají uplatnění v IT jako obtížnější než u mužů
    • Absolventi technických oborů mají na trhu práce výhodu
    • RPO ušetří při náboru zaměstnanců až polovinu času a čtvrtinu nákladů
    • Nízká míra nezaměstnanosti a nedostatek uchazečů bue přetrvávat i v roce 2025
    Facebook Twitter Instagram Pinterest
    © 2025 ThemeSphere. Designed by ThemeSphere.

    Type above and press Enter to search. Press Esc to cancel.

     

    Loading Comments...